Họp trực tuyến là gì? Các giải pháp họp trực tuyến hiệu quả

0
30

Ngày nay giải pháp họp trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Họp trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp, mang lại nhiều hiệu quả trong  công việc.

Hội nghị trực tuyến là gì
Hội nghị trực tuyến của chính phủ với các cơ quan nhà nước

Hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị trực tuyến hay họp trực tuyến (meeting online, meeting conference) là họp hội nghị thông qua phần mềm, web hội nghị, điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN nhằm giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt. Ngoài ra giải pháp họp trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm, trường học; tư vấn chuẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ…

Lợi ích của cuộc họp trực tuyến

Kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý.

Cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển.

Tiết kiệm chi phí tối đa cho mỗi lần tổ chức cuộc họp.

Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao sự hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Trao đổi chuyên môn, đào tạo từ xa

Ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng…

Giải pháp họp trực tuyến

Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.

Giải pháp họp trực tuyến này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành), muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.

Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu

Giải pháp hội nghị truyền hình
Giải pháp hội nghị truyền hình

Xem thêm để hiểu về giải pháp này: Giải pháp hội nghị truyền hình

Họp trực tuyến qua điện thoại

Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại)

Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau

Hội nghị âm thanh qua điện thoại

Tham khảo: Họp trực tuyến bằng điện thoại

Giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm/web

Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee… nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.

Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp

Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng…

Họp trực tuyến qua skype
Họp trực tuyến qua skype

Tham khảo: Các phần mềm họp trực tuyến miễn phí hay nhất

Sử dụng dịch vụ hội nghị

Xu hướng họp online tăng cao nên nhiều công ty có dịch vụ hội nghị để đáp ứng thị trường. Cơ bản đây cũng là hình thức hội nghị qua phần mềm nhưng các phần mềm này có nhiều chức năng cao hơn giống như sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình.

Ưu điểm: Chi phí rẻ

Nhược điểm: Quy mô nhỏ, không chủ động trong cuộc họp, không phải tài sản của công ty

Nên chọn giải pháp họp trực tuyến nào?

Nếu công ty nhỏ, một trụ sở chính, lĩnh vực kinh doanh không đòi hỏi phải họp hội nghị thì chỉ cần đầu tư bộ điện thoại hội nghị để âm thanh hội thảo kết hợp với sử dụng phần mềm video call miễn phí hiện nay như skype business.

Nếu công ty vừa và lớn, có 2 chi nhánh trở lên, lĩnh vực kinh doanh cần thiết họp khẩn cấp, thường xuyên, hay trao đổi với khách hàng, đối tác thì nên đầu tư luôn thiết bị hội nghị truyền hình cho chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể sau này.

Giải pháp họp trực tuyến đã và đang là xu hướng hội họp trong tương lai, việc đầu tư một phòng họp trực tuyến rất cần thiết cho các doanh nghiệp. Đón đầu xu thế đó, Công Ty TNHH Tin Học Long Gia đã nhanh chóng cập nhật công nghệ và trở thành đại lý của hãng Polycom, chuyên cung cấp các giải pháp và thiết bị hội nghị truyền hình tại Việt Nam.

Mọi nhu cầu về giải pháp hội nghị truyền hình, điện thoại hội nghị Quý khách hãy liên hệ đến LOGICO để được hỗ trợ nhé !

Hotline tư vấn nhanh: 0909 418 442

Bài viết liên quan: Thiết bị họp trực tuyến Polycom chất lượng hiện nay

Gởi câu hỏi

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here